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Comment organiser un festival de musique local en 10 étapes

Organiser un festival de musique local est un processus excitant. Tout au long de votre planification, vous pensez aux mélodies, à l’atmosphère et à la température. Même s'il vous reste quelques mois avant d’accueillir vos

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Organiser un festival de musique local est un processus excitant. Tout au long de votre planification, vous pensez aux mélodies, à l’atmosphère et à la température. Même s’il vous reste quelques mois avant d’accueillir vos premiers festivaliers, vous devez tout de même déjà veiller à ne pas tomber tête première dans certains pièges. Pour vous aider dans cette aventure emballante, voici une liste de 10 étapes à suivre pour négliger le moins de détails possible et faire de votre événement un franc succès.

1. Prévoir beaucoup d’équipement technique

Le point central de votre événement se doit d’être la musique. En ce sens, vous aurez besoin d’une scène et d’équipement de sonorisation et d’éclairage. N’ayez pas peur de déléguer cette mission à une entreprise spécialisée dans ce domaine. Celle-ci pourra déterminer vos besoins et vous supporter durant toute la durée du festival. Vous ne voudriez surtout pas qu’un problème technique vienne assombrir une performance.

2. Accordez-vous beaucoup de temps de planification

Organiser un festival de musique en plein air vous fera naviguer sur de nombreux dossiers différents. Vous devrez négocier avec des groupes, des commanditaires, trouver un endroit, planifier la location de toilettes mobiles, etc. Laissez-vous plusieurs mois si vous ne voulez pas être pris au dépourvu et paniquer à l’approche de la date fatidique.

3. Planifiez votre espace intelligemment

Évidemment, votre terrain aura besoin de suffisamment d’espace pour la scène principale. Cependant, il ne faut pas sous-estimer la place nécessaire pour l’arrière-scène, pour une aire de restauration, des toilettes et même pour camper si votre événement s’étend sur une week-end.

4. Choisissez sagement les artistes

Vous avez peut-être la chance d’avoir des contacts avec de gros noms de la musique, mais gardez toujours en tête que vous voulez garder les festivaliers sur le site le plus longtemps possible. Si vous mettez tous vos œufs dans le même panier, vous n’aurez plus assez de ressources pour attirer d’autres musiciens de talent. Misez donc sur des artistes locaux ou émergents pour restreindre vos dépenses.

5. Obtenez les permis

Vous ne l’avez peut-être pas encore réalisé, mais vous aurez besoin de permis émis par votre municipalité si votre festival se tient sur un terrain public. Pensez aussi aux assurances et réglementations pour le bruit. Vous ne voudriez surtout pas que votre festival soit annulé à la dernière minute parce que vous n’avez pas les papiers nécessaires.

6. Organisez l’admission

Comment fonctionnera l’accès au site ? marquerez-vous les festivaliers à l’aide d’une estampe ou leur donnerez-vous un bracelet ? La deuxième option peut être intéressante si les gens désirent quitter le site pour ensuite revenir plus tard.

7. Assurez-vous de la sécurité du site

Avec tous les coûts qu’une organisation de festival implique, vous ne voulez surtout pas que certaines personnes entrent sans payer. Engager une firme de sécurité pourrait permettre d’éviter une telle situation, en plus d’assurer que la capacité maximum du site, en fonction des commodités et des normes de sécurité, soit respectée.

8. Pensez à des divertissements

Lorsque la musique stoppe entre deux performances, vous devez être prêt à fournir d’autres divertissements à votre public. Ainsi, des compétitions amicales, un magicien ou des danseurs pourraient meubler les temps morts. Ces activités pourraient être d’un grand secours si vous avez à faire face à des problèmes techniques forçant l’arrêt d’un spectacle.

9. Faites de la promotion

Vous avez plusieurs avenues à exploiter pour attirer les festivaliers. Évidemment, les médias sociaux sont un terrain fertile pour solliciter le public. Pensez aussi aux sites internet des artistes que vous engagerez. La mode des vidéos en direct pourrait aussi être une piste intéressante à suivre pour faire de la promotion.

10. N’ayez pas peur de déléguer

Avec toutes ces étapes à suivre, vous commencez à réaliser que l’organisation d’un festival de musique local n’est pas une mince tâche. Il vous faudra donc apprendre à laisser d’autres personnes prendre quelques responsabilités. Vous ne pouvez pas tout faire vous-même. Entourez-vous d’une équipe, composée de bénévoles, qui saura enlever un peu de pression de sur vos épaules.

Si vous suivez cette liste attentivement, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour que votre festival devienne un rendez-vous annuel. Évidemment, personne ne peut empêcher des imprévus d’arriver, mais une planification adéquate pourrait bien vous apporter la sérénité et vous permettre de profiter pleinement de votre événement.

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